Saiba quais métodos podem ajudar a gerir as tarefas diárias e alcançar os melhores resultados.
A gestão do tempo pode ser uma aliada para organizar a rotina profissional e entregar melhores resultados. O processo ajuda a simplificar o fluxo de projetos para que a eficiência e a qualidade do trabalho não sejam prejudicadas. Por isso, estudos o associam ao aumento da produtividade e melhora do desempenho.
Segundo pesquisa realizada pela associação internacional de prevenção e estudos do estresse, a International Stress Management Association (Isma-BR), cerca de 62% dos brasileiros alegam falta de tempo e organização para realizar suas tarefas diárias. Entre os entrevistados no estudo, 69% afirmam que a principal origem do seu estresse é a vida profissional.
Por outro lado, estatísticas publicadas no portal Gitnux mostram que usar cerca de dez minutos do dia para planejar a prioridade de demandas pode economizar até duas horas da rotina do trabalhador. Para colocar esse planejamento em prática, há diversos métodos e ferramentas que podem auxiliar o trabalhador, como fazer diagrama online, criar listas de tarefas diárias, usar plataformas para a gestão de tarefas, estabelecer pequenas pausas durante a jornada e delegar atribuições.
O que é e quais as vantagens de gerenciar o tempo?
Gerenciar o tempo de trabalho significa planejar e organizar a rotina
com os afazeres diários, utilizando métodos e técnicas eficientes para completar demandas. O intuito é obter o maior aproveitamento na administração de tarefas.
O trabalho de gestão do tempo impacta nas decisões que podem ser tomadas para todos os setores de uma empresa. A melhor administração dos prazos contribui para melhorar o desempenho e os resultados.
E os benefícios para as organizações e os colaboradores não param por aí. Conforme informações da Isma-BR, uma boa gestão do tempo promove benefícios como redução de estresse e frustrações e maior pontualidade e disciplina.
A Isma-BR destaca que estabelecer a conexão entre gestão do tempo e aumento da produtividade não significa realizar um grande volume de tarefas ao mesmo tempo, mas sim entregar demandas com mais qualidade e profundidade dentro dos prazos estabelecidos.
Dicas para aplicar a gestão do tempo no dia a dia
Uma das principais recomendações para a aplicação prática da gestão do tempo é utilizar métodos e ferramentas que contribuem para a priorização de tarefas, a programação do fluxo de trabalho e o estabelecimento de limites. Assim, é possível alcançar resultados individuais e coletivos.
O pontapé inicial pode ser fazer um diagrama online. Com ele, as equipes de trabalho conseguem organizar e visualizar o fluxo de ideias de forma mais fácil. Isso faz com que os processos de criação e execução de projetos fiquem mais simples, facilitando a tomada de decisões.
Outros métodos também podem ser aplicados, como a técnica Pomodoro, que propõe a realização de intervalos curtos de tempo, intercalando momentos de produtividade e períodos de descanso, favorecendo o aumento da motivação e da criatividade.
O Princípio de Pareto, também conhecido como 80/20, é uma alternativa para eliminar, em menor tempo, a maior parte das atividades simples. A ideia é usar 20% do tempo com 80% das pendências, para sobrar 80% do tempo para lidar com os 20% das questões mais complexas.
O Método 6M, chamado também de Diagrama de Ishikawa, é outro exemplo de ferramenta auxiliar na gestão de tempo e de tarefas. O objetivo é organizar as ideias para identificar a melhor solução a respeito de problemas corporativos.
Há, também, a possibilidade de implantar softwares e ferramentas populares, como o Trello e o Asana, que funcionam como agendas online que podem ser utilizadas individual ou coletivamente pelas equipes.
Com esses softwares, é possível elencar prioridades, listar tarefas e estabelecer prioridades dos setores de trabalho, o que facilita a entrega de projetos, aumenta o desempenho profissional e melhora resultados.